Caranecom : Cara Membuat Laporan dan Administrasi Project
Terima kasih sebelumnya telah berkunjung di wesite ini, mari kita sama-sama saling sharing untuk tujuan kesempurnaan.
Administrasi Teknik Project
Administrasi Teknik Project
Laporan atau administrasi [teknik] Project merupakan administrasi terpenting dalam pelaksanaan pekerjaan project, karena berfungsi sebagai kontrol fisik, dari kendali laporan harian yang termasuk dasar acuan untuk laporan mingguan, dll. meski kadang biasanya ada beberapa dari pembuat laporan project menerapkannya dengan cara terbalik dengan cara breakdown dari kondisi fisik 100% membuat laporan bulanan ke mingguan dan mingguan di break down menjadi laporan harian, haha... kalo seperti itu sebenarnya sama dengan kita membangun rumah yang kita pasang dinding terlebih dahulu baru kita pasang pondasi kemudian, tapi jujur dengan cara seperti itu memang termasuk cepat, karena pengalaman saya membuat laporan dengan kondisi fisik mendekati 100% baru saya buatkan laporan dengan metode breakdown hasilnya pekerjaan dengan nilai sekitar 50 s/d 100 M [simple dominan mayor] saya biasa menyelesaikan singlework dengan waktu yang sangat singkat dengan hasil BackUp, Kendali, harian, mingguan, dan bulanan, karena dengan cara breakdown saya biasanya set dengan form kendali yang telah saya buat dan desain tersendiri, tapi itu bisa berlaku jika selama pelaksanaan pekerjaan project kita tidak dipantau pengawas direksi atau tidak diminta oleh owner, jadi apakah kita hanya akan memberikan laporan harian yang abstrak atau yang tidak sebenarnya pada setiap harinya jika diminta?
pada pembahasan kali ini kita hanya akan membahas cara membuat laporan administrasi teknik project dengan lengkap dan sesuai prosedure dan cara yang selama ini telah sering di terapkan dengan baik.
Meski kontraktor dalam melaksanakan suatu project selalu mengacu pada ruang lingkup, mutu, waktu dan biaya, kadang mereka melupakan segi administrasinya, banyak sumber-sumber yang saya baca dengan menjelaskan tentang managemen project mengenai ruang lingkup, mutu, waktu dan biaya, karena jika menurut saya seharusnya adalah perencanaan pelaksanaan suatu project haruslah berpedoman pada managemen yang terarah dengan benar yaitu dari ruang lingkup suatu project harusnya berpatokan pada sasaran tepat mutu, tepat waktu, tepat anggaran dan tertib administrasi sehinga dihasilkan suatu project yang baik dan diharapkan oleh owner dan yang paling utama kontraktor senang tentunya, [senang dapat profit besar].
Kita langsung bahas saja ya, karena jika kita masih akan menyebutkan hal lain dan segi keterlibatan dalam adminitrasi project bisa sampai habis artikel ini belum selesai, jadi untuk pembahsan tentang keterlibatan serta prosedur lain kita akan bahas pada artikel lain.
Lalu darimanakah sebenarnya kita memulai suatu dasar untuk laporan administrasi teknik project?
Tentu setelah Pelaksana pekerjaan atau kontraktor ditunjuk menjadi pemenang atau ditunjuk langsung oleh owner untuk mengerjakan suatu project dan telah menyepakati PCM dan penandatanganan kontrak serta perintah mulai kerja baru pelaksanaan project akan dimulai dan melakukan perhitungan bersama mutual check.
Dari hasil perhitungan bersama kontraktor harus langsung menyiapkan action plan dengan kerangka rencana yang jelas dan mudah dipahami, so disini kontraktor harus memiliki tenaga handal yang bukan hanya bisa menyelesaikan pekerjaan dengan menghabiskan biaya dan tidak tepat sasaran, karena suatu project berlangsung dari harapan owner agar tepat guna dan tepat manfaat.
Bagaimana Action Plan harusnya dibuat?
Pembuatan action plan harusnya didasarkan pada data dan tentunya harus up to date. Dimana action plan dimulai berdasarkan rencana waktu pelaksanaan pekerjaan atau time schedules dengan menentukan Status periode rencana dan menghasilkan waktu rencana hari kerja dalam action plan dan harus memiliki target rencana dan target rencana minimum yang harus dicapai. disarankan untuk membuat action plan harusnya berdasar waktu tertentu, karena banyak saya jumpai membuat action plan dengan langsung full target, ini biasanya mereka enggan untuk ap to date, meski sudah terjadi deviasi fisik mereka sudah tidak pusing, akhirnya action plan menjadi pajangan di dinding kantor direksi atau kantor project. karena mereka keasyikan mengejar target bobot atau fisik pekerjaan, sehingga kehilangan momentum-momentum yang berharga dalam step-step project yang berjalan, apakah dengan mengejar target fisik dengan grusa-grusu bisa tepat sasaran mutunya, waktunya memang cepat tapi anggaranya gimana? mutunya gimana? jika tepat anggaran mutunya gimana? jika tepat mutu dan anggaran waktunya juga gimana? administrasinya pasti tidak tertib? apakah itu profesionalitas kontraktor bonafit? Jadi untuk mengerjakan project ya seperti yang telah disebutkan diatas, ruang lingkupnya jelas, mutunya terjamin, waktunya tepat, anggaranya tepat sasaran dan tentu harus tertib administrasinya.
Selanjutnya bagaimana kelanjutan action plannya? tentunya yang paling mendasar untuk action plannya adalah seperti yang telah disebutkan diatas, setelah kita mendapat data dari pengukuran atau perhitungan bersama mutual Check, itulah yang akan menjadi dasar pedoman kita untuk membuat action plan, dari jenis-jenis item pekerjaan yang telah disepakati, volume per masing-masing item pekerjaan, jika harga satuan tentunya kita sudah mengacu pada harga satuan kontrak, karena harga tersebut sebagai dasar yang telah disepakati, kecuali terdapat item lain atau ada kesepakatan yang dibuat.
Jika melihat dari contoh action plan paling dasar yang saya buat seperti pada gambar 1 [total] dibawah kita bisa melihat, bahwa kita menggunakan contoh untuk periode yang ditetapkan adalah dari tanggal 01 s/d tanggal 30 atau dengan jangka waktu rencana pelaksanaan project adalah 30 Hari kerja atau 4 minggu, dengan target rencana 100% dan rencana minimum yang harus tercapai 3,33% yaitu dari 100% dibagi 30 Hari, jadi 3,33% itu harus menjadi patokan dalam pelaksanaan pekerjaan.
Penjelasannya pada Gambar 1 diatas ini adalah dimana volume rencana pada kolom
warna hitam kita ambil dari volume kontrak/MC berdasarkan volume
terhadap waktu pelaksanaan total waktu pelaksanaan 30 HK sehingga contohnya pada
volume kontrak adalah 5000 m3 maka pada volume rencana atau action plan
adalah tetap 5000 m3 juga, kemudian volume realisasi warna putih adalah realisasi
actual yang akan diisi sesuai progress fisik yang sudah tercapai, dan untuk yang kolom warna
biru adalah sisa volume pengurangan volume rencana dikurang volume
realisasi, nah, pada kolom warna biru atau volume sisa itulah yang
menjadi dasar action plan untuk menghitung rencana kebutuhan penggunaan
tenaga, alat, waktu, biaya [biaya sudah RAPP untuk internal kontraktor].
Artikel terkait : Cara Membuat RAPP Project
sedangkan untuk bahan sebenarnya bisa juga kita gabungkan namun lebih baiknya untuk plan penggunaan bahan dibuatkan form tersendiri yang bisa kita link dari action plan ini, karena biasanya jika bahan material itu kita harus melibatkan pihak logistik, biasanya saya menggunakan form yang saya buat sendiri pada xlsm dengan menambahkan rumus alert jika penggunaan melampaui target. [kita akan bahas data penggunaan bahan di di seeting pada form kendali di penjelasan di bawah].
Kita kembali pada gambar 1 di atas, selanjutnya pada kolom action plan yang kita bisa lihat pada gambar 1 diatas dimana terdapat waktu atau hari kerja yang dibutuhkan dari tiap item pekerjaan, kemudian pada kolom berikutnya kebutuhan peralatan dan tenaga kerja, selanjutnya kapasitas produksi dimana kapasitas produksi bisa disesuaikan dengan koefisien masing-masing sesuai standard.
Kemudian untuk gambar 2 dibawah adalah contoh action plan yang kita ambil rencana waktu pelaksanaannya terhadap target volume 2 minggu sesuai time schedule, dimana periode tanggalnya adalah tanggal 01 s/d tanggal 15 atau dengan jangka waktu rencana pelaksanaan project adalah 15 hari kerja atau 2 minggu dengan target rencana 53,22% dan rencana minimum yang harus tercapai 3,55%
Penjelasannya pada Gambar 2 di atas ini adalah dimana volume rencana pada kolom
warna hitam kita ambil dari volume kontrak/MC berdasarkan volume
terhadap waktu pelaksanaan yang kita sudah bagi berdasarkan target volume terhadap waktu pelaksanaan, sebagai contohnya pada
volume kontrak dan pada volume rencana atau action plan menjadi berbeda, karena pada kolom hitam kita dapatkan volume dari =('total volume pada kontrak / Total waktu sesuai jadwal pelaksanaan atau time schedule 30 HK) x HK [Waktu pelaksanaan sesuai rencana action plan].
Selanjutnya untuk gambar 3 dibawah adalah contoh action plan yang kita ambil rencana waktu pelaksanaannya terhadap target volume 2 minggu akhir sesuai time schedule, dimana periode tanggalnya adalah tanggal 16 s/d tanggal 30 atau dengan jangka waktu rencana pelaksanaan project adalah 15 hari kerja atau 2 minggu dengan target rencana 51,98% dan rencana minimum yang harus tercapai 3,47%
untuk melihat secara detail gambar di atas anda bisa download format file xls. : Download Here
Jika melihat dari contoh action plan paling dasar yang saya buat seperti pada gambar 1 [total] dibawah kita bisa melihat, bahwa kita menggunakan contoh untuk periode yang ditetapkan adalah dari tanggal 01 s/d tanggal 30 atau dengan jangka waktu rencana pelaksanaan project adalah 30 Hari kerja atau 4 minggu, dengan target rencana 100% dan rencana minimum yang harus tercapai 3,33% yaitu dari 100% dibagi 30 Hari, jadi 3,33% itu harus menjadi patokan dalam pelaksanaan pekerjaan.
Artikel terkait : Cara Membuat RAPP Project
sedangkan untuk bahan sebenarnya bisa juga kita gabungkan namun lebih baiknya untuk plan penggunaan bahan dibuatkan form tersendiri yang bisa kita link dari action plan ini, karena biasanya jika bahan material itu kita harus melibatkan pihak logistik, biasanya saya menggunakan form yang saya buat sendiri pada xlsm dengan menambahkan rumus alert jika penggunaan melampaui target. [kita akan bahas data penggunaan bahan di di seeting pada form kendali di penjelasan di bawah].
Kita kembali pada gambar 1 di atas, selanjutnya pada kolom action plan yang kita bisa lihat pada gambar 1 diatas dimana terdapat waktu atau hari kerja yang dibutuhkan dari tiap item pekerjaan, kemudian pada kolom berikutnya kebutuhan peralatan dan tenaga kerja, selanjutnya kapasitas produksi dimana kapasitas produksi bisa disesuaikan dengan koefisien masing-masing sesuai standard.
Kemudian untuk gambar 2 dibawah adalah contoh action plan yang kita ambil rencana waktu pelaksanaannya terhadap target volume 2 minggu sesuai time schedule, dimana periode tanggalnya adalah tanggal 01 s/d tanggal 15 atau dengan jangka waktu rencana pelaksanaan project adalah 15 hari kerja atau 2 minggu dengan target rencana 53,22% dan rencana minimum yang harus tercapai 3,55%
Selanjutnya untuk gambar 3 dibawah adalah contoh action plan yang kita ambil rencana waktu pelaksanaannya terhadap target volume 2 minggu akhir sesuai time schedule, dimana periode tanggalnya adalah tanggal 16 s/d tanggal 30 atau dengan jangka waktu rencana pelaksanaan project adalah 15 hari kerja atau 2 minggu dengan target rencana 51,98% dan rencana minimum yang harus tercapai 3,47%
Artikel Terkait : Cara Membuat rencana kerja Network Planning
Kita tinggalkan tentang pembahasan action plan, kita akan membahas selanjutnya tentang dasar untuk membuat laporan yaitu form kendali Laporan, dimana form laporan kendali merupakan kunci utama untuk membuat laporan, karena merupakan acuan dasarnya dari kendali yang dibuat setiap harinya.
Apa saja manfaat dari form kendali tersebut?
Form kendali laporan yang akan saya bahas kali ini yaitu form yang sedikit saya ubah, jadi bukan hanya sekedar berfungsi sebagai kontrol progress fisik atau informasi kegiatan rutin harian, mingguan tapi juga termasuk kontrol penggunaan tenaga, alat dan bahan berdasarkan koefisien [koefisien disesuaikan dengan masing-masing koefisien]
Jadi untuk membuat form kendali laporan kita bisa membuat dengan beberapa kreasi atau format yang dapat diatur sesuai keinginan atau modifikasi tertentu.
Namun pada pembahasan ini saya akan membuat sebuah sample yang sederhana sebagai contoh untuk anda para pembaca,
Untuk contoh Form kendali anda bisa buka atau download : Disini
Untuk kelanjutan artikel ini silahkan klik tombol dibawah ini :
Salam caranecom