form check list dokumen penawaran lengkap

ARTIKEL INI SEMENTARA DI UPDATE SESUAI DENGAN PERATURAN BARU 2020.

Mengetik . . . .

Dalam membuat penawaran untuk mengikuti proses tender pengadaan barang dan jasa peserta diwajibkan memenuhi seluruh syarat-syarat yang tertuang dalam dokumen pengadaan, segala persyaratan wajib dan telah tertuang dalam dokumen pengadaan, dari persyaratan dokumen biaya, dokumen teknis maupun dokumen kualifikasi serta persyatan-persyaratan lain semuanya telah termaktub dalam dokumen tender.

Namun yang sering terjadi adalah banyak dari para staf ahli kontraktor yang membidangi bidding/penawaran yang enggan lagi membuka dan membaca isi dokumen pengadaan yang di download karena menganggap isi dari dokumen pengadaan tidak akan jauh berbeda dimana penyebutan pasal-pasal dari kepres 54 tahun 2010, kepres no. 70 tahun 2012, kepres 04 tahun 2015 dan peraturan LKPP No. 01 tahun 2015, Perpres 16 tahun 2018 dan Perlem LKPP, Permen PUPR No. 14 Tahun 2020, Peraturan turunan dari Perpres no 16 tahun 2018 sehingganya hanya membuka pada halaman-halaman tertentu misalnya adalah :

IKP (Instruksi Kepada Peserta),

Dimana pada IKP sendiri berisi informasi pengadaan secara umum, sedangkan yang berkaitan dengan paket tender tersebut akan berbunyi Sebagaimana yang tertuang dalam LDP, Sehingganya pembacaan pada bab IKP ini hanya sering melewatinya saja, adapun dalam penerapan yang tertuang dalam dokumen sendiri berbunyi, "Apabila ada pertentangan ketentuan yang tertulis pada Lembar Data Pemilihan (LDP) dengan Instruksi Kepada Peserta (IKP) maka yang digunakan adalah ketentuan pada Lembar Data Pemilihan (LDP).

LDP (Lembar Data Pemilihan),

Pada LDP inilah yang menjadi tujuan utama dalam melihat isi dokumen penawaran dimana dalam Lembar Data Pemilihan (LDP) sendiri tertuang antara lain pokok-pokok penting yang berkaitan dengan informasi pengadaan tersebut diantaranya adalah :

- Lingkup Pekerjaan yang meliputi :

1. Nama Pokja ULP

2. Alamat Pokja ULP

3. Nama Paket Pekerjaan & Uraian singkat pekerjaan

4. Jangka Waktu Penyelesaian Pekerjaan

5. Jangka Waktu Pemeliharaan

- Sumber Dana

- Preferensi Harga

- Waktu Penjelasan Aanwijzing Lapangan

- Daftar Personil Manajerial

- Daftar Peralatan Utama

- Daftar Pekerjaan yang disubkonkan

- Mata Uang yang digunakan serta cara pembayaran

- Iinformasi Masa Berlaku Penawaran

- Nilai jaminan pewaran (jika melebihi 10 milyar)

- Penyampain dokumen penawaran & batas akhir pemasukan

- dan informasi jadwal pelaksanaan tender

LDK (Lembar Data Kualifikasi)

Pada bab LDK ini meliputi :

- Lingkup Kualifikasi

- Persyaratan Kualifikasi

Dan dilanjutkan dengan Bab tentang contoh-contoh surat termasuk surat pernyataan dan syarat-syarat umum dan syarat khusus kontrak, Spesifikasi dll.

Namun alangkah baiknya guna kelengkapan yang dipersyaratkan dalam membuat dokumen penawaran akan lebih baik jika memahami dan membaca dengan teliti seluruh dokumen pengadaan yang disampaikan oleh Pokja, meski penulis selama ini akui selama ini jarang membaca secara detail isi dokumen melainkan hanya merujuk pada halaman-halaman tertentu dan tidak sedikit juga memenangkan tender, namun jangan salah disamping itu beberapa kali juga penulis terjebak oleh isi dokumen yang kalo menurut penulis kadang itu menjadi jebakan batman yang di setting oleh panitia.

Baca Juga : Aanwijzing lapangan Perlu atau Wajib

Tapi untuk solusi lain adalah sebaiknya kita membuat check list daftar dokumen penawaran yang berisi seluruh syarat-syarat dokumen lelang dengan membuat kotak centang akan keberadaan atau telah dibuat atau belum dokumen tersebut, dan membuat centang semua dokumen yang telah di upload serta menyertakan keterangan seperti contoh ilustrasi gambar dibawah ini.

Dengan membuat check list tersebut kita sama saja dengan memaksimalkan seluruh dokumen, meski sebagian dokumen tidak dipersyaratkan dalam dokumen pengadaan, bukanya lebih baik kita lebih dalam penyampaian dokumen daripada kurang, karena jika kurang sesuai yang dipersyaratkan bisa jadi kita akan digugurkan, namun jika lebih kita dalam menyampaikan dokumen itu tidak akan menggugurkan penawaran kita bahkan bisa menjadi nilai tambah buat Pokja ULP.

Berikut Adalah Contoh Check List Daftar Dokumen Penawaran :

I. COVER DOKUMEN PENAWARAN

II. DAFTAR ISI

DOKUMEN PENAWARAN ADMINISTRASI
DOKUMEN PENAWARAN HARGA
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS
DOKUMEN KUALIFIKASI
LEGALITAS PERUSAHAAN

1. DOKUMEN PENAWARAN ADMINISTRASI
a. Surat Penawaran Harga
Catatan untuk Check kesesuaian :

Ber Kop Perusahaan
Bertanggal
Nilai Penawaran angka dan huruf
Alamat Tujuan sesuai LDP
Ditandatangani yang syah
Bermaterai dan berstempel Perusahaan
Masa berlaku surat penawaran sesuai syarat

b. Jaminan Penawaran (disyaratkan > 10 M)

Masa Jaminan sesuai yang disyaratkan
Nama Paket sesuai
Nilai Jaminan sesuai yang disyaratkan
Tujuan Jaminan Sesuai yang disyaratkan
Penerbit Jaminan sesuai yang disyaratkan
Jaminan diserahkan Pokja ULP batas min 1 hari

c. Surat Perjanjian Kerja Sama Operasi KSO (jika KSO)

Surat Perjanjian KSO dibuat sebelum Batas akhir Pemasukan penawaran
Tidak mengubah substansi surat perjanjian kerja sama operasi

2. DOKUMEN PENAWARAN HARGA/BIAYA
Sesuai dengan yang tertuang dalam SPH

Rekapitulasi Daftar Kuantitas dan Harga
Daftar Rekapitulasi
Daftar Kuantitas dan Harga (BOQ)
Daftar Harga Satuan Jadi
Analisa Harga Satuan Pekerjaan
Daftar Harga Satuan Upah
Daftar Harga Satuan Bahan
Uraian Analisa Bahan/Material
Daftar Harga Satuan Alat
Uraian Analisa Alat

3. DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS
a. Metode Pelaksanaan Pekerjaan (Gambar,struktur, dll)
Catatan :

Metode Pelaksanaan Layak dan Realistis
Menggambarkan penguasaan dalam penyelesaian pekerjaan
Konsisten dengan penggunaan peralatan, jadwal, antek.
Tersusun secara sistematis

b. Jangka Waktu Pelaksanaan (S. Curve)

Gambaran Identitas Jangka Waktu
Jadwal Penggunaan Tenaga Kerja
Jadwal Penggunaan Bahan
Jadwal Penggunaan Peralatan
Scheme Penggunaan Tenaga
Scheme Penggunaan Bahan
Scheme Penggunaan Peralatan

c. Daftar Personel Manajerial

Daftar Riwayat Hidup / CV Personil
Referensi/Pengalaman Personil
Lampiran SKA/SKT, Ijazah, KTP, NPWP, PBJS/Pajak SPT
Surat Pernyataan Kepemilikan Sertifiktat Kompetensi (Dir)
Pernyataan Bersedia Ditugaskan
Struktur Organisasi

d. Daftar Peralatan Utama

Jika Milik Sendiri :

(Lamp. Invoice, STNK, BPKB, Nota, Kwitansi dll)

Jika Sewa/Beli :

(Lamp. STNK, Invoice DP, Kwitansi DP, Angsuran, dll)

Jika Sewa :

(Lamp. Invoice, STNK, BPKB, Nota, Surat Perjanjian Sewa)
Jenis, Kapasitas, Komposisi dan Jumlah Peralatan

e. Bagian pekerjaan yang akan disubkontrakkan
f. Rencana Keselamatan Konstruksi (Permen No. 21 thn. 2020)
g. Pakta Komitmen Keselamatan Konstruksi
h. Spesifikasi teknis + Identitas + Lampiran
i. Rekap Perhitungan Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN)
j. Perhitungan TKDN
k. Daftar Barang yang Di impor
l. Syarat Teknis Lainnya Duk/Pengadaan (Jika ada) :

Surat Pernyataan Dukungan Bahan/Material
Spektek bahan/material (brosur, uji, spek dll.)
Identitas (jenis, tipe dan Merk) Bahan/Material
Jadwal waktu Penyerahan/Pengiriman bahan/Material
Layanan Jaminan Purna Jual

4. DOKUMEN KUALIFIKASI

Pakta Integritas (sekarang dengan mendaftar secara otomatis peserta telah menandatangani Pakta Integritas.
Form Isian Kualifikasi
Data Administrasi
Data Pajak/ Laporan Keuangan (Akuntan Publik)
Data Personalia Perusahaan
Data Fasilitas/Peralatan/Perlengkapan
Pengalaman 4 Tahun Terakhir
Pengalaman 15 Tahun Terakhir
Data Pekerjaan yang sedang dilaksanakan
Modal Kerja (bermaterai) (Jika disyaratkan)
Dukungan Bank 10% dari HPS (jika disyaratkan)
Form Isian SKP/SKN (Sisa kemampuan paket/Nyata)
Form Isian KD (Kemampuan dasar)

III. DATA LEGALITAS PERUSAHAAN

Landasan Hukum Pendirian Usaha
AKTA Pendirian/Perubahan
TDP (Berlaku)
SKD (Domisili : Berlaku)
SIUP (berlaku)
SITU/SIGU/HO (Berlaku)
SIUJK (Berlaku)
Sertifikat Badan Usaha (SBU : Sesuai yang kasifikasi , Berlaku)
Pajak Tahunan/(3 bulan jika diminta)
Pengurus Badan Usaha (Nama, Jabatan, KTP/NPWP)
Data Kepemilikan Saham
Laporan Keuangan Perusahaan (Lengkap)
NPWP Perusahaan
Sertifikat ISO (Manajemen Mutu, OHSAS dan Lingkungan)
Izin-izin lain
Surat-surat pernyataan
Pernyataan Tidak Menuntut Ganti Rugi
Pernyataa Tidak Dalam Pengawasan Pengadilan
Surat Pernyataan Minat
Pernyataan Tidak Masuk dalam Daftar Hitam
Penyataan Kemampuan Bidang dan Sub Bidang
Pernyataan Kemampuan Menyediakan Fasilitas dan Peralatan
Penyataan Kemampuan Menyediakan Personil
Pernyataan Pernyataan Kebenaran Dokumen
Pernyataan Kesanggupan dan Tunduk Pada Ketentuan Pelelangan dan Peraturan yang Berlaku
Pernyataan tidak akan memindah tangankan pekerjaan tersebut kepada pihak lain
Pernyataan Memiliki Alamat Lengkap Sesuai Pada Layanan LPSE
Pernyataan Wajib mengerjakan Pekerjaan dengan sungguh-sungguh sampai 100 persen tepat pada waktunya
Pernyataan Semua Personil Inti Bersedia ditugaskan Pada Pekerjaan ini Sampai Selesai
Pernyataan Bersedia dilakukan Klarifikasi terkait Ketersediaan Material
Pernyataan Barang yang diproduksi merupakan Barang Baru bukan Daur Ulang
Pernyataan Kesanggupan menyediakan bahan sesuai Volume yang dibutuhkan
Pernyataan Bertanggung jawab penuh terhadap material yang disuplai.
Pernyataan Memiliki Sertifikat Kompetensi

Baca Juga : Format Mingguan Laporan Progress Fisik Proyek

Daftar Check list diatas tidak mutlak akan memenuhi segala persyaratan tender, melainkan hanya sebagai acuan untuk meminimalisir kekurangan atau ketidak lengkapan dokumen, karena setiap persyaratan pada dokumen pengadaan yang disampaikan oleh Pokja ULP bisa saja berbeda-beda, terutama beda daerah terkadang beda konsep.

Berikut Adalah Format Check List berbentuk Xls. Download

Demikian Artikel sederhana ini semoga mendapat manfaat,

Untuk saling sharing bisa berbagi informasi, pengalaman, dan tanya-tanya melalui komentar dibawah.

Terima Kasih Semoga Bermanfaat

Salam Caranecom