Salam Caranecom
Dalam sebuah proses tender proyek salah satu hal dalam schedule tahapan lelang adalah Aanwijzing, Aanwijzing atau penjelasan sendiri terdapat dua bagian yaitu Aanwijzing/Penjelasan Lapangan Aanwijzing/Penjelasan Administrasi tentang tata cara serta prosedur serta syarat-syarat apa saja yang akan dalap proses tender tersebut yang seharusnya disampaikan secara proaktif oleh Panitia tidak harus perlu menunggu pertanyaan dari peserta/para penawar.
Pengertian atau arti dari Aanwijzing merupakan bahasa Belanda yang artinya adalah penjelasan awal sebeluam pekerjaan atau tender/pelelangan yang akan dilakukan. Jika dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah "TOR" : Term of Reference. atau dapat juga diartikan bahwa Aanwijzing merupakan tahap dari sebuah tender/pelelangan dalam memberikan penjelasan mengenai pasal-pasal yang terdapat dalam RKS. Sehingga dalam kegiatan Aanwijzing akan menjadi media untuk tanya jawab antara Peserta dengan Pemilik pekerjaan mengenai kebutuhan dan persyartan apa saja yang diperlukan, spesifikasi yang digunakan untuk dijadikan sebagai acuan dalam membuat penawaran.
Maka sekarang pembahasan mengenai topik diatas yaitu "Aanwijzing Lapangan Perlu Atau Wajib?"
Baiklah sebelum kita jawab sebaiknya mari kita sama-sama kupas tentang penjelasan ini :
Pada umumnya dalam tahapan proses tender/pelelangan akan diberikan schedule atau jadwal tahapan pelaksanaan yang tertuang dalam aplikasi SPSE, pada paket pekerjaan tersebut, dan biasanya urutannya adalah sebagai berikut :
Jadwal Tahapan Pelaksanaan Pelelangan Metode Pascakualifikasi
- Pengumuman Pascakualifikasi
- Download Dokumen Pengadaan
- Pemberian Penjelasan
- Upload Dokumen Penawaran
- Pembukaan Dokumen Penawaran
- Evaluasi penawaran
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi
- Pembuktian Kualifikasi
- Upload Berita Acara Hasil pelelangan
- Penetapan pemenang
- Pengumuman pemenang
- Masa Sanggah Hasil lelang
- Surat penunjukan Penyedia Barang Jasa
- Penandatanganan Kontrak
Pada angka 3. Pemberian Penjelasan sebaiknya diberikan oleh Aanwijzer yang telah ditetapkan oleh Pejabat pembuat Komitmen (PPK), bukan harus Panitia, dimungkinkan untuk Panitia memberikan penjelasan jika memang Panitia tersebut memahami dan berpengalaman dengan masalah teknis tersebut.
Sebagaimana dijelasakan dalam Perpress No. 54 Tahun 2010 dan beserta perubahannya, Pada Pasal 11 tentang tugas PPK, ayat (2). Selain tugas pokok dimaksud pada ayat (1), dalam hal diperlukan, PPK dapat : huruf b. Menetapkan tim pendukung, huruf c. Menetapkan tim atau tenaga ahli pemberi Penjelasan Teknis (Aanwijzer) untuk membantu pelaksanaan tugas ULP;
Pada Kepres No. 80 tahun 2003, Keikutsertaan peserta dalam Aanwijzing adalah tidak mutlak, untuk peserta yang tidak mengikuti Aanwijzing tidak digugurkan dan masih diperbolehkan untuk memasukkan penawaran pekerjaan Jasa Konstruksi.
Pada Kepres No. 54 Tahun 2010, tertuang pada pasal 77 tentang pemberian penjelasan ayat :
(1). Untuk Penjelasan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa, ULP/Pejabat Pengadaan mengadakan pemberian penjelasan.
(2). ULP/Pejabat Pengadaan dapat memberikan penjelasan lanjutan dengan cara melakukan peninjauan lapangan.
(3). Pemberian Penjelasan harus dituangkan dalam Berita Acara Pemberian Penjelasan yang ditandatangani oleh ULP/Pejabat Pengadaan dan minimal 1 (satu) wakl dari peserta yang hadir.
(4). ULP memberikan salinan Berita Acara Pemberian Penjelasan dan Adendum Dokumen Pengadaan kepada seluruh peserta, baik yang menghadiri atau tidak menghadiri pemberian penjelasan.
(5) Apabila tidak ada peserta yang hadir atau yang bersedia menandatangani Berita Acara Pemberian
Penjelasan, maka Berita Acara Pemberian Penjelasan cukup ditandatangani oleh anggota ULP yang hadir.
Penjelasan, maka Berita Acara Pemberian Penjelasan cukup ditandatangani oleh anggota ULP yang hadir.
(6) Perubahan rancangan Kontrak dan/atau spesifikasi teknis dan/atau gambar dan/atau nilai total HPS, harus mendapat persetujuan PPK sebelum dituangkan dalam Adendum Dokumen Pengadaan.
(7) Dalam hal PPK tidak menyetujui usulan perubahan sebagaimana dimaksud pada ayat (6), maka :
a. ULP menyampaikan keberatan PPK kepada PA/KPA untuk diputuskan;
b. Jika PA/KPA sependapat dengan PPK, tidak dilakukan perubahan; atau
c. Jika PA/KPA sependapat dengan ULP, PA/KPA memutuskan perubahan dan bersifat final, serta memerintahkan ULP untuk membuat dan mengesahkan Adendum Dokumen Pengadaan
(8) Ketidakhadiran peserta pada saat pemberian penjelasan tidak dapat dijadikan dasar untuk menolak/menggugurkan penawaran.
b. Jika PA/KPA sependapat dengan PPK, tidak dilakukan perubahan; atau
c. Jika PA/KPA sependapat dengan ULP, PA/KPA memutuskan perubahan dan bersifat final, serta memerintahkan ULP untuk membuat dan mengesahkan Adendum Dokumen Pengadaan
(8) Ketidakhadiran peserta pada saat pemberian penjelasan tidak dapat dijadikan dasar untuk menolak/menggugurkan penawaran.
Pada Kepres No 70 Tahun 2012 sebagai perubahan dari Kepres No. 54 tahun 2010
Diantara ayat (5) dan ayat (6) Pasal 77 disisipkan 1 (satu) ayat yaitu ayat (5a), sehingga Pasal 77 berbunyi sebagai berikut :
Pasal 77
(1) Untuk memperjelas Dokumen Pengadaan Barang/Jasa, ULP/Pejabat Pengadaan mengadakan pemberian penjelasan.
Pasal 77
(1) Untuk memperjelas Dokumen Pengadaan Barang/Jasa, ULP/Pejabat Pengadaan mengadakan pemberian penjelasan.
(2) ULP/Pejabat Pengadaan dapat memberikan penjelasan lanjutan dengan cara melakukan peninjauan lapangan.
(3) Pemberian penjelasan harus dituangkan dalam Berita Acara Pemberian Penjelasan yang ditandatangani oleh ULP/Pejabat Pengadaan dan minimal 1 (satu) wakil dari peserta yang hadir.
(4) ULP memberikan salinan Berita Acara Pemberian Penjelasan dan Adendum Dokumen Pengadaan kepada seluruh peserta, baik yang menghadiri atau tidak menghadiri pemberian penjelasan.
(5) Apabila tidak ada peserta yang hadir atau yang bersedia menandatangani Berita Acara Pemberian Penjelasan, maka Berita Acara Pemberian Penjelasan cukup ditandatangani oleh anggota ULP yang hadir.
(5a) Untuk pemberian penjelasan pada Pelelangan/Seleksi Internasional, penyampaian pertanyaan dapat dilakukan melalui surat elektronik sebelum pemberian penjelasan dimulai.
(6) Perubahan rancangan Kontrak dan/atau spesifikasi teknis dan/atau gambar dan/atau nilai total HPS, harus mendapat persetujuan PPK sebelum dituangkan dalam Adendum Dokumen Pengadaan.
(7) Dalam hal PPK tidak menyetujui usulan perubahan sebagaimana dimaksud pada ayat (6):
a. ULP menyampaikan keberatan PPK kepada PA/KPA untuk diputuskan;
b. Jika PA/KPA sependapat dengan PPK, tidak dilakukan perubahan; atau
c. Jika PA/KPA sependapat dengan ULP, PA/KPA memutuskan perubahan dan bersifat final, serta memerintahkan ULP untuk membuat dan mengesahkan Adendum Dokumen Pengadaan.
(8) Ketidakhadiran peserta pada saat pemberian penjelasan tidak dapat dijadikan dasar untuk menolak/ menggugurkan penawaran.
(3) Pemberian penjelasan harus dituangkan dalam Berita Acara Pemberian Penjelasan yang ditandatangani oleh ULP/Pejabat Pengadaan dan minimal 1 (satu) wakil dari peserta yang hadir.
(4) ULP memberikan salinan Berita Acara Pemberian Penjelasan dan Adendum Dokumen Pengadaan kepada seluruh peserta, baik yang menghadiri atau tidak menghadiri pemberian penjelasan.
(5) Apabila tidak ada peserta yang hadir atau yang bersedia menandatangani Berita Acara Pemberian Penjelasan, maka Berita Acara Pemberian Penjelasan cukup ditandatangani oleh anggota ULP yang hadir.
(5a) Untuk pemberian penjelasan pada Pelelangan/Seleksi Internasional, penyampaian pertanyaan dapat dilakukan melalui surat elektronik sebelum pemberian penjelasan dimulai.
(6) Perubahan rancangan Kontrak dan/atau spesifikasi teknis dan/atau gambar dan/atau nilai total HPS, harus mendapat persetujuan PPK sebelum dituangkan dalam Adendum Dokumen Pengadaan.
(7) Dalam hal PPK tidak menyetujui usulan perubahan sebagaimana dimaksud pada ayat (6):
a. ULP menyampaikan keberatan PPK kepada PA/KPA untuk diputuskan;
b. Jika PA/KPA sependapat dengan PPK, tidak dilakukan perubahan; atau
c. Jika PA/KPA sependapat dengan ULP, PA/KPA memutuskan perubahan dan bersifat final, serta memerintahkan ULP untuk membuat dan mengesahkan Adendum Dokumen Pengadaan.
(8) Ketidakhadiran peserta pada saat pemberian penjelasan tidak dapat dijadikan dasar untuk menolak/ menggugurkan penawaran.
Kepres No. 4 tahun 2015
Cukup Jelas
Sedangkan pada Peraturan Kepala lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (PERKA LKPP). No. 1 Tahun 2015 berbunyi sebagai berikut :
Pada Angka Romawi II.a.2.a.2). Pemberian Penjelasan :
a). Pemberian penjelasan dilakukan secara online tanpa tatap muka melalui aplikasi SPSE.
b) Pokja ULP dapat memberikan informasi yang dianggap penting terkait dengan dokumen pengadaan.
c) Pokja ULP menjawab setiap pertanyaan yang masuk, kecuali untuk substansi pertanyaan yang telah dijawab.
d) Pokja ULP pada saat berlangsungnya pemberian penjelasan dapat menambah waktu batas akhir tahapan pemberian penjelasan sesuai dengan kebutuhan.
e) Dalam hal waktu tahap pemberian penjelasan telah berakhir, Penyedia barang/jasa tidak dapat mengajukan pertanyaan namun Pokja ULP masih mempunyai tambahan waktu untuk menjawab pertanyaan yang masuk pada akhir jadwal.
f) Kumpulan tanya jawab dan keterangan lain pada saat pemberian penjelasan merupakan Berita Acara Pemberian Penjelasan.
g) Jika dianggap perlu dan tidak dimungkinkan memberikan informasi lapangan ke dalam dokumen pemilihan dan Berita Acara Pemberian Penjelasan, Pokja ULP dapat melaksanakan proses pemberian penjelasan lanjutan dengan peninjauan lapangan/lokasi pekerjaan.
h) Hasil pemberian penjelasan lanjutan dituangkan ke dalam Berita Acara Pemberian Penjelasan Lanjutan dan diunggah (upload) pada aplikasi SPSE oleh Pokja ULP.
b) Pokja ULP dapat memberikan informasi yang dianggap penting terkait dengan dokumen pengadaan.
c) Pokja ULP menjawab setiap pertanyaan yang masuk, kecuali untuk substansi pertanyaan yang telah dijawab.
d) Pokja ULP pada saat berlangsungnya pemberian penjelasan dapat menambah waktu batas akhir tahapan pemberian penjelasan sesuai dengan kebutuhan.
e) Dalam hal waktu tahap pemberian penjelasan telah berakhir, Penyedia barang/jasa tidak dapat mengajukan pertanyaan namun Pokja ULP masih mempunyai tambahan waktu untuk menjawab pertanyaan yang masuk pada akhir jadwal.
f) Kumpulan tanya jawab dan keterangan lain pada saat pemberian penjelasan merupakan Berita Acara Pemberian Penjelasan.
g) Jika dianggap perlu dan tidak dimungkinkan memberikan informasi lapangan ke dalam dokumen pemilihan dan Berita Acara Pemberian Penjelasan, Pokja ULP dapat melaksanakan proses pemberian penjelasan lanjutan dengan peninjauan lapangan/lokasi pekerjaan.
h) Hasil pemberian penjelasan lanjutan dituangkan ke dalam Berita Acara Pemberian Penjelasan Lanjutan dan diunggah (upload) pada aplikasi SPSE oleh Pokja ULP.
Mengingat Pengadaan sendiri terdiri dari Barang / Jasa jadi ada perbedaan antara Pengadaan Barang dan Pengadaan Jasa,
Jika Pengadaan Barang kita bisa contohkan misalnya pengadaan Mobil, atau pengadaan Barang yang wujudnya telah diketahui, maka tanpa ikut Aanwijzing pun kita semua sudah tahu bentuk dari mobil tersebut contohnya serta ukurannya. Tapi kalau Pengadaan Jasa Konstruksi Barangnya masig berupa estimasi termasuk imajiner yang masih dalam rencana.
Sehingga para Kontraktor yang tidak begitu memahami tentang spesifikasi dan membuat harga penawaran "ndlosor" dengan harga yang sangat tidak masuk akal. Namun yang anehnya banyak Panitia lelang yang lebih baik memenangkan penawaran terendah tersebut sebagai pemanang, karena takut dikemudian hari ada masalah dengan pemeriksa (Auditor). Sebagaimana pertimbangan pada Kepres no. 80 tahun 2003, 54 tahun 2010 serta perubahanya no. 70 tahun 2012 menyatakan dengan tegas bahwa pemenang tender adalah dari penawaran dengan harga terendah yang resposif. namun jangan di lupa tentang tentang harga terendah yang Responsif ini, tapi jika panitia yang telah berpengalaman akan lebih memahami tentang arti kata harga terendah responsif.
Sesuai dengan kebijakan LKPP untuk saat ini kegiatan pengadaan barang/jasa dilakukan dengan cara elektronik yang tentu sangat baik serta sangat bermanfaat, karena yang berlokasi jauh dari proyek dapat mengikuti pelelangan tersebut, secara otomatis telah memberikan kemeratan dan keadilan serta kesempatan pada penawar lebih banyak. Namun yang mengganjal adalah untuk pemberian penjelasan dilakukan secara elektronik secara online sebagaimana tercantum pada perka LKPP no. 1 tahun 2015 :
a). Pemberian penjelasan dilakukan secara online tanpa tatap muka melalui aplikasi SPSE.
Pertanyaanya adalah : Apakah mungkin Penjelasan (Aanwijzing) lapangan dilakukan secara elektronik/online???.
Satu misal jika kita menjelaskan sesuatu kepada seseorang by phone/online maka yang kita katakan adalah nanti kita ketemu saja supaya lebih jelas.
Satu misal jika kita menjelaskan sesuatu kepada seseorang by phone/online maka yang kita katakan adalah nanti kita ketemu saja supaya lebih jelas.
Alangkah lebih baik jika pemberian penjelasan (Aanwijzing) dilakukan dengan tatap muka, karena hakekat dari Aanwijzing adalah pemberian penjelasan tentang pekerjaan, bertujuan agar penawaran jadi lebih baik dan terarah, dan menghasilkan pekerjaan yang berkualitas, mengingat Kontrak terjadi dari penawaran, sehingga tidak akan terjadi kesalahan-kesalahan fatal pada pelaksanaan proyek yang sering terjadi selama ini.
Maka untuk menjawab pertanyaan diatas Aanwijzing lapangan perlu atau wajib??
Jawabannya adalah : WAJIB
Semoga untuk aturan kedepan akan diberlakukan tentang pentingnya pemberian penjelasan (Aanwijzing) pekerjaan dilapangan dan menjadi bagian yang wajib, Guna perbaikan pembangunan Negeri Tercinta kita ini.
Demikian Semoga Bermanfaat.
Salam Caranecom