Project merupakan suatu lingkup dalam tujuan rencana target sasaran tertentu untuk mendapatkan capaian yang tepat guna dan tepat manfaat untuk pribadi atau golongan [umum], rangkain dalam project itu sendiri adalah uraian rencana dengan dasar biaya umum dan biaya langsung dan biaya tidak langsung yang telah diatur sebagai dasar mutu rencana anggaran pelaksanaan project.
Setiap pekerjaan project tentunya memiliki ruang lingkup pekerjaan yang berbeda-beda namun tetap harus diatur dalam satu jalur managemen yang terarah dan benar-banar valid dan memiliki sasaran target mengikat pada ruang lingkup, mutu, waktu, administrasi dan biaya.
Peran manajement proyek sangat signifikan bagi keberhasilan proyek, terlebih proyek umum, antara lain untuk pencapaian efektivitas dan efisiensi proyek yang khususnya berhubungan dengan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen proyek yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan termasuk pengendalian mutu, waktu, biaya dan administrasi pada proyek.
Fungsi perencanaan terkait dengan pengendalian proyek, dimana alat ukur keberhasilan proyek adalah target capaian hasil yang ditentukan dalam perencanaan proyek. Di dalam perencanaan proyek ada estimasi kebutuhan dan analisa.
Pengelolaan SDM dan sumber daya lainnya dan bagaimana pekerjaan dan fungsi-fungsi dalam pekerjaan proyek, dan kemudian diintegrasikan sehingga ada kesatuan gerak pencapaian hasil proyek. Fungsi
pengarahan/penggerakan proyek adalah fungsi kepemimpinan dalam proyek untuk menggerakkan Sumber Daya, pola dan proses komunikasi dalam lingkungan internal dan eksternal proyek. Fungsi pengendalian proyek menyangkut monitoring pada proses pelaksanaan proyek dan evaluasi pada akhir pekerjaan proyek.
Pengelolaan SDM dan sumber daya lainnya dan bagaimana pekerjaan dan fungsi-fungsi dalam pekerjaan proyek, dan kemudian diintegrasikan sehingga ada kesatuan gerak pencapaian hasil proyek. Fungsi
pengarahan/penggerakan proyek adalah fungsi kepemimpinan dalam proyek untuk menggerakkan Sumber Daya, pola dan proses komunikasi dalam lingkungan internal dan eksternal proyek. Fungsi pengendalian proyek menyangkut monitoring pada proses pelaksanaan proyek dan evaluasi pada akhir pekerjaan proyek.
Kontrol proyek atau pengendalian proyek merupakan tahap yang sangat
berpengaruh pada hasil akhir pelaksanaan suatu proyek. Tujuan utama
dilakukan kontrol proyek yaitu untuk mencegah dan meminimalisir
penyimpangan yang mungkin terjadi selama berlangsungnya pengerjaan
proyek. Dengan dilakukannya tahap ini, penyelenggara dapat
mengoptimalkan kualitas kinerja mutu, waktu, administrasi, biaya, dan keselamatan kerja.
Kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam tahap kontrol proyek antara
lain pengawasan, koreksi, resiko, informasi selama proses pengerjaan proyek, dan
pemeriksaan kembali proyek yang sedang dilaksanakan.
Langkah awal dalam pengenalan project dimulai dari informasi dasar yang mengarah secara positif terhadap langkah-langkah aktual.
Yang pertama adalah :
Tahapan dan Langkah dalam Proses Eprocurement
langkah-langkah utama dalam mengikuti tender adalah :
Setiap Project Memiliki Batasan :
yaitu :
Ruang Lingkup
dimana Ruang Lingkup adalah : tentang apa yang akan dicapai dalam pelaksanaan project serta produk atau apa yang diharapkan oleh owner.
Waktu dan
Waktu adalah jumlah berapa waktu yang akan dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan serta merancang bagaiman jadwal pelaksanaan projek akan dijalankan.
Biaya
mengestimasi berapa biaya yang akan dibutuhkan dalam penyelesaian pekerjaan project.
Yang pertama adalah :
Tahapan dan Langkah dalam Proses Eprocurement
langkah-langkah utama dalam mengikuti tender adalah :
- Memantau Portal Eprocurement, dengan cara memahami Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan.
- Mempelajari dan memahami document tender dengan seksama, agar diperoleh syarat yang sesuai.
- Diupayakan untuk mengikuti Aanwijzing guna mengumpulkan data informasi yang berhubungan dengan lokasi pekerjaan yang akan dilaksanakan, dan mengetahui secara pasti rencana serta pengendalian resiko dan pemahaman lokasi bahan baku dan sumber daya yang tersedia.
- Mempersiapkan semua Legalitas serta administrasi perusahaan yang telah dipersyaratkan dalam Dokumen,
- Berkoordinasi dengan divisi logistik dan purchasing guna mendapatkan informasi bahan dan material serta price list harga yang akan digunakan dalam melakukan estimasi penawaran.
- Untuk melakukan check di syaratkan melakukan presentase internal kepada team dan pimpinan untuk memastikan kesepakan persentase yang akan diatur nantinya dalam pelaksanaan project
- tentu yang paling utama adalah melakukan upload dokumen administrasi dan dokumen biaya.
Setiap Project Memiliki Batasan :
yaitu :
Ruang Lingkup
dimana Ruang Lingkup adalah : tentang apa yang akan dicapai dalam pelaksanaan project serta produk atau apa yang diharapkan oleh owner.
Waktu dan
Waktu adalah jumlah berapa waktu yang akan dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan serta merancang bagaiman jadwal pelaksanaan projek akan dijalankan.
Biaya
mengestimasi berapa biaya yang akan dibutuhkan dalam penyelesaian pekerjaan project.
Perspektif Terhadap Project
- Membuat harga penawan yang wajar dan kompetitif , dan bisa memilih paket project yang profitable dan aplikable.
- Dalam kasus project konstruksi dengan cara pelaksanan biaya dengan biaya hemat, waktu tepat, mutu akurat dan tertib administrasi.
- Pasca Pelaksanaan pekerjaan hasilnya semua senang, mendapatkan profit bagi pelaksanaan project, mendapat track record dan semakin lebih profesional.
Salah satu aspek yang mendukung keberhasilan project dan capaian keuntungan yang diharapkan dalam project adalah pada sistem monitoring, karena dengan sistem monitoring yang baik, Perusahaan akan lebih cepat dalam mengambil keputusan dan melakukan evaluasi dan perbaikan jika detemukan kendala atau ketidak sesuaian target dalam project.
Definisi
Kegiatan merencanakan, mengendalikan sumber daya untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, dengan menggunakan sistem HIRARKI secara vertikal maupun horizontal.
Bagaimana sumber daya yang terlibat dalam project dapat diaplikasikan secara tepat
Sumber daya dalam pelaksanaan project kontruksi dikelompokkan dalam 5 M [ Manpower, Material, Machine, Money and Mothod ].
Konsepsi
Menggunakan pengertian berdasar fungsi, karena kegiatan yang dikelola berjangka pendek dengan sasaran yang telah ditentukan secara spesifik.
Fungsi :
Fungsi dasar managemen project terdiri dari pengelolaan-pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya, mutu dan administrasi, pengelolaan aspek-aspek tersebut dengan benar merupakan kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan suatu project.
Dengan adanya sistem project maka akan terlihat batasan mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab dari pihak-pihak yang terlibat dalam project baik langsung maupun tidak langsung, sehingga tidak akan terjadi adanya tugas dan tanggung jawab yang dilakukan secara bersamaan [overlapping].
Pelaksanaan project memerlukan koordinasi dan kerja sama antar pihak-pihak secara solid dan terstruktur.
Dan hal inilah yang menjadi kunci pokok agar tujuan akhir project dapat selesai sesuai dengan schedule yang telah direncanakan.
Tujuan pokok dari sistem kontrol/pengendalian ini adalah :
Tepat waktu, tepat mutu, tepat biaya dan tertib administrasi sehingga tercapai sasaran secara efektif dan efisien.
Tahap-tahap Sistem Managemen Project :
a. Planning
Proses dimana terdapat perencanaan atas semua pekerjaan yang akan dilaksanakan dari mulai awal sampai akhir termasuk tujuan-tujuan yang akan dicapai dari proses pelaksanaan project.
b. Organizing
Organisasi merupakan sarana yang memungkinkan orang bekerja secara efektif dan terkoodinir untuk mencapai suatu tujuan yang telah disepakati bersama.
c. Actuating
Pelaksanaan merupakan realisasi dari proses perencanaan yang dilakukan oleh semua anggota kelompok dengan tanggung jawab sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
d. Controlling
Agar hasil pekerjaan sesuai dengan rencana dalam pelaksanaan perlu adanya pengawasan sebagai kontrol dan koreksi terhadap segala penyimpangan yang mungkin terjadi.
e. Coordinating
Agar pelaksanaan pekerjaan berjalan dengan lancar maka perlu adanya koordinasi yang baik antar semua pihak yang terlibat didalamnya.
Apa Kendala dan dampak yang terjadi bila Sistem pengendalian pelaksanaan tidak diterapkan
- Target waktu deadline, atau tidak tercapai
- Pekerjaan yang diulang atau terjadi duplikasi
- Budget anggaran yang melampaui rencana
- Kemajuan project/progres tidak jelas
- Terjadi konflik diantara personil selama pelaksanaan
- Kompetensi kurang
- Pelaksanaan project diterapkan dengan selera sendiri-sendiri dan tidak ada standarisasi.
Keterlambatan pekerjaan akibat ada item pekerjaan yang miss karena kurangnya antisipasi
Dalam pekerjaan dan berbagai resiko yang tidak diidentifikasi dan di antisipasi, hingga akhirnya mati-matian melakukan percepatan untuk mencapai target.
Jika sistem tidak berjalan dengan baik maka penyimpangan biaya menjadi tidak disadari, dan peluang-peluang untuk penyerapan anggaran tidak dihiraukan lagi karena telah kehilangan momentum yang ada, akibatnya menyebabkan project mengalami kerugian.
Setelah menyadari adanya penyimpangan/kendala yang terlanjur terjadi, baru sibuk mencari sisa peluang yang ada, yang seringkali dengan cara yang salah, serta melakukan cara hingga jungkir balik, atau melakukan hal yang tidak benar yang akan berdampak buruk pada perusahaan.
Langkah-Langkah Pelaksanaan Monitoring
Pelaksanaan kontrol monitoring dan evaluasi dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :
- Kejelasan tujuan dan hasil yang dicapai dari kontrol monitoring dan evaluasi.
- Pelaksanaannya dilakukan secara obyektif
- Dilakukan oleh yang memahami konsep, teori, proses serta pengalaman dalam melakukan kontrol monitoring dan evaluasi agar hasilnya sahih dan handal.
- Pelaksanaannya dilakukan secara transparan, sehingga pihak pimpinan/pemilik perusahaan mengetahui hasilnya melalui cara ini.
- Pelaksanaannya akan dipertanggungjawabkan secara internal dan [akuntable].
- Mencakup seluruh obyek agar dapat menggabarkan secara utuh situasi dan kondisi sasaran monitoring dan evaluasi yang komprehensip.
- Pelaksanaannya harus dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dan pada saat yang tepat agar tidak kehilangan momentum yang sedang terjadi.
- Dilakukan secara berkala dan berkelanjutan.
- Berbasis indikator kinerja dan
- Dilakukan secara efektif dan efisien, artinta target monitoring dan evaluasi dicapai dengan menggunakan sumber daya yang ketersediaannya terbatas dan sesuai dengan yang direncanakan
4 Hal kontrol monitoring Penyelenggaran Project
1. Pengendalian anggaran
Kontrol monitoring project diselesaikan dengan tidak melebihi anggaran. Untuk project anggaran besar/multy year anggarannya dipecah dalam setiap komponen atau per periode yang jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan.
Kontrol monitoring anggaran/pengeluaran adalah komponen penting dari sistem kontrol project. Hal ini akan menunjukan indikasi penyelesaian project.
Sebuah project yang kita kerjakan mungkin tepat waktu tapi lebih banyak uang yang dianggarkan
Anggaran adalah biaya yang dipergunakan atau uang yang dikeluarkan untuk melaksankan pekerjaan project tersebut. Analisa sistem biaya berfungsi untuk mengukur dan membandingkan biaya yang sebenarnya terjadi dengan biaya standardnya sehingga penyimpangan dapat dideteksi secara dini. Untuk mengetahui penyimpangan secara dini, maka perbandingan antara biaya actual dengan biaya standardnya haruslah dilakukan secara periodic dalam jangka waktu yang tidak cukup lama, sehingga dapat diambil tindakan koreksi untuk mengatasi penyimpangan yang terjadi, [over budgeting].
2. Pengendalian Waktu
Yang dimaksud dengan waktu dalam penyelenggaraan project adalah lamanya kegiatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, mulai dari mulai awal sampai dengan akhir pekerjaan. Pengendalian waktu ditujukan agar waktu pelaksanaan kontruksi dapat berlangsung seperti yang direncanakan. Keterlambatan merupakan kerugian baik bagi pemilik project maupun penyedia jasa [Kontraktor].
Bagi pemilik project keterlambatan berarti mundurnya waktu pemanfatan bangunan sedangkan bagi penyedia [Kontraktor] akan berakibat bertambahnya biaya tidak langsung yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan konstruksi.
3. pengendalian Kualitas dan Quantitas
Produk atau hasil yang dilaksanakan dari kegiatan project memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan serta quantitas yang sesuai, sehingga mampu beroperasi dan memuaskan dalam kurun waktu yang telah ditentukan.
4. Pengendalian Administrasi
Sistem managemen project yang baik didukung oleh kegiatan administrasi yang baik pula, dengan tertibnya administrasi akan dapat dengan mudah memonitor suatu kegiatan project di lapangan, mudah untuk memantau tingkat kemajuan fisik project dan akan memudahkan dan menentukan kebijaksanaan atau langkah-langkah yang harus di ambil dalam dalam penanganan project.
Salah satu aspek penting dari fungsi pelaksanaan project adalah fungsi koordinasi, yang berarti menciptakan suatu harmony dari individu - individu yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama.
Kemampuan komunikasi menjadi kunci keberhasilan fungsi ini.
Demikian artikel tentang system manajemen proyek dan pengenalan lebih dekat tentang manajemen konstruksi lebih baik.
Semoga bermanfaat.
Salam Caraneom